Zasady ponoszenia kosztów sądowych przez strony postępowania cywilnego zostały uregulowane w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (k.p.c.). O obowiązku poniesienia przez stronę kosztów postępowania sąd rozstrzyga w orzeczeniu końcowym. Regułą w postępowaniu procesowym pozostaje, iż strona przegrywająca spór obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (tak: art. 98 § 1 k.p.c.). Od reguły istnieje kilka wyjątków – gdy przeciwnik nie dał powodu do wytoczenia powództwa i uznał żądanie przy pierwszej czynności, gdy żądanie zostaje uwzględnione wyłącznie w części lub gdy zachodzą tzw. szczególnie uzasadnione okoliczności. Odmiennie, w przypadku postępowania nieprocesowego (wszczynanego z urzędu lub na wniosek) każda ze stron ponosi koszty postępowania związane ze swoim udziałem w sprawie.
Rozpatrując instytucję zwolnienia osoby fizycznej od kosztów sądowych należy na wstępie pamiętać, iż postępowanie cywilne ma charakter odpłatny i już przy wniesieniu pozwu/ wniosku lub środka zaskarżenia konieczne jest uiszczenie stosownej opłaty sądowej. Brak wniesienia opłaty skutkuje wezwaniem przez sąd do uiszczenia braków formalnych, a w przypadku jej nie uzupełnienia – zwrotem pozwu/wniosku lub odrzuceniem środka zaskarżenia. W przypadku, kiedy strona nie posiada środków umożliwiających uiszczenie opłaty sądowej możliwe jest skorzystanie z instytucji tzw. zwolnienia od kosztów sądowych – w całości lub w części. Instytucja zwolnienia od kosztów sądowych, wprowadzona przez Ustawodawcę w ustawie z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (u.k.s.c.), stanowi wyjątek od zasady odpłatności postępowania sądowego i ma na celu umożliwienie osobom ubogim realizację przysługującego im prawa do sądu (art. 45 ust. 1 Konstytucji).
Zwolnienie od kosztów sądowych w całości oznacza, iż strona nie uiszcza opłat sądowych i nie ponosi wydatków, które obciążają tymczasowo Skarb Państwa. Przesłanką do uzyskania tego rodzaju zwolnienia jest wykazanie przez stronę, iż nie jest w stanie ponieść kosztów postępowania bez uszczerbku dla utrzymania siebie i rodziny. W sytuacji gdy strona jest w stanie ponieść tylko część tych kosztów sąd może zwolnić stronę od kosztów sądowych w części. Częściowe zwolnienie o kosztów polega na zwolnieniu od poniesienia albo ułamkowej lub procentowej ich części, albo określonej ich kwoty, albo niektórych opłat lub wydatków. Względnie polegać może na przyznaniu zwolnienia co do pewnej części roszczenia lub co do niektórych roszczeń dochodzonych łącznie. Zakres zwolnienia sąd określa w postanowieniu. Należy jednak mieć na uwadze, iż zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony od obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi. A zatem przegrywając spór pomimo zwolnienia od kosztów możemy zostać obciążeni obowiązkiem zwrotu przeciwnikowi kosztów procesu.
Zaznaczyć należy, iż o zwolnieniu od kosztów orzeka sąd wyłącznie na wniosek. Wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych należy zgłosić na piśmie lub ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub już się toczy. Jeśli nie mamy miejsca zamieszkania w siedzibie tego sądu, wniosek składa się w sądzie rejonowym właściwym dla miejsca zamieszkania, który następnie przekazuje go sądowi właściwemu. Do wniosku należy koniecznie dołączyć prawidłowo wypełnione i podpisane oświadczenie o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania. Wzór formularza można uzyskać ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości lub w biurze obsługi interesanta danego sądu. Brak oświadczenia skutkować będzie wezwaniem przez sąd do uzupełnienia braków formalnych lub w przypadku gdy strona jest reprezentowana przez adwokata lub radcę prawnego – zwrotem wniosku. Wniosek zwrócony przez sąd nie wywołuje skutków prawnych.
Oświadczenie wypełniamy według stanu istniejącego w dniu jego sporządzenia. Pamiętać należy, iż stronę, która uzyskała zwolnienie od kosztów sądowych na skutek świadomego podania nieprawdziwych okoliczności, sąd skaże na grzywnę w wysokości do 1000 złotych. W takiej sytuacji obok grzywny strona powinna uiścić wszystkie przepisane opłaty i pokryć obciążające ją wydatki. Osobę, która ponownie zgłosiła wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, świadomie podając nieprawdziwe okoliczności sąd, odrzucając wniosek, skazuje na grzywnę w wysokości do 2000 złotych.
W oświadczeniu należy wypełnić czytelnie wszystkie niezaciemnione rubryki – poprzez wpisanie informacji lub ich przekreślenie. Wypełnianie oświadczenia rozpoczynamy od wskazania sądu, do którego składamy wniosek – nazwy sądu, wydziału, adresu siedziby oraz sygnatury sprawy (chyba, że oświadczenie dołączamy do pozwu lub wniosku – wówczas rubrykę przekreślamy lub piszemy: brak). Następnie należy podać dane osobowe wnioskodawcy – imię, nazwisko i numer pesel (w przypadku braku – imiona rodziców) oraz wypełnić rubrykę ze stanem rodzinnym. Istotnym jest, iż w pozycji stan rodzinny wymieniamy wyłącznie osoby, z którymi prowadzimy wspólne gospodarstwo domowe. W przypadku jednoosobowego gospodarstwa całość rubryki przekreślamy. Kolejnym krokiem jest podanie stanu majątkowego w postaci: nieruchomości (z zaznaczeniem tytułu prawnego oraz posiadanego udziału – w przypadku współwłasności) oraz pozostałego majątku (oszczędności, papierów wartościowych, innych praw majątkowych, wierzytelności oraz innych przedmiotów wartościowych (ruchomości) o wartości wyższej niż 5000 zł).
Nadto koniecznym jest poinformowanie sądu czy wnioskodawca posiada nieruchomość: przeznaczoną do zamieszkiwania, rolną lub inne. Przy wskazaniu nieruchomości należy podać adres, powierzchnię działki, domu /mieszkania w m2 i szacunkową wartość (+ przeznaczenie – przy nieruchomości innej niż zamieszkiwana). W przypadku nieruchomości rolnej: adres, powierzchnię w hektarach, szacunkową wartość i sposób rolniczego wykorzystania; jeżeli nieruchomość stanowi gospodarstwo rolne, należy wskazać osobno powierzchnię gruntów rolnych i leśnych, liczbę budynków, liczbę i rodzaj urządzeń służących do produkcji, liczbę i rodzaj inwentarza żywego.
Podobnie szczegółowe wyliczenia dotyczą pozostałego majątku. Wszelkie informacje niezbędne do zawarcia w oświadczeniu znajdują się na zaciemnionym polu. Jeżeli nie jest możliwe wpisanie wszystkich danych w formularzu, należy umieścić te dane na dodatkowej karcie formatu A4, ze wskazaniem uzupełnianej rubryki. Pod dodaną treścią należy złożyć podpis.
Końcową częścią oświadczenia są informacje o dochodach i źródłach utrzymania wnioskodawcy i osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym (pkt. 6 oświadczenia), zobowiązaniach i stałych wydatkach (pkt. 7 oświadczenia), a także inne dane, uznane przez wnioskodawcę za istotne (pkt. 8 oświadczenia). Częstym problemem dostrzeganym w praktyce jest sposób umieszczenia małoletnich członków gospodarstwa domowego w pkt. 6 oświadczenia. Z uwagi na fakt, iż osoby małoletnie, co do zasady nie uzyskują dochodu sugerowanym rozwiązaniem jest skreślenie rubryki „z jakiego tytułu” oraz „dochód miesięczny/roczny netto” lub wpisanie w ww. polach „brak”. W przypadku gdy małoletni ma przyznane na swoją rzecz świadczenie alimentacyjne, należy je ująć w dochodach. Co do pozostałych domowników istotnym jest wskazanie dochodu netto, a więc tego, co faktycznie jest wypłacane, po odprowadzaniu składek i podatków.
Na poczet zwolnienia od kosztów sądowych warto dodać, iż przy zobowiązaniach i stałych wydatkach kluczowe znaczenie mają te, związane z kosztami utrzymania mieszkania (czynsz, energia elektryczna, gaz, woda, śmieci itp.) oraz własnej osoby (wyżywienie, chemia, kosmetyki, ubrania, leki, materiały edukacyjne itp.). Częsta praktyką pozostaje natomiast wskazywanie przez wnioskodawców jako stałych wydatków zobowiązań kredytowych oraz pożyczek. Tymczasem, jak wynika z bogatego orzecznictwa sądów powszechnych fakt regulowania przez stronę innego zadłużenia nie może przesądzać o konieczności udzielenia zwolnienia od ponoszenia kosztów sądowych, gdyż w praktyce oznaczałoby to, że osoby posiadające znaczne zadłużenie z zasady korzystałyby ze zwolnienia od wszelkich kosztów związanych z postępowaniem sądowym, co w oczywisty sposób jest sprzeczne z regulacją dotyczącą samej instytucji zwolnienia od kosztów sądowych. W orzecznictwie podkreśla się, iż strona powinna się liczyć z kosztami związanymi z prowadzeniem sprawy i gromadzić potrzebne środki z dochodów uzyskanych w dłuższym okresie.
Wreszcie, dla prawidłowego sporządzenia oświadczenia wymagalnym jest także wskazanie daty i miejscowości oraz złożenie własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem. Do oświadczenia warto załączyć dowody na okoliczność uzyskiwanego dochodu oraz ponoszonych kosztów utrzymania, pozwala to bowiem uprawdopodobnić podnoszone we wniosku twierdzenia i ułatwia sądowi ocenę merytoryczną wniosku.
Prawidłowo wypełnione oświadczenie wraz z wnioskiem podlega ocenie sądu rozpoznającego sprawę, który postanowieniem orzeka w przedmiocie zwolnienia od kosztów lub jego odmowy. Na etapie oceny wniosku, jaki i po jego rozpatrzeniu sąd może przeprowadzić dochodzenie, jeżeli na podstawie okoliczności sprawy lub oświadczeń strony przeciwnej powziął wątpliwości co do rzeczywistego stanu majątkowego strony domagającej się zwolnienia od kosztów sądowych lub z niego korzystającej. Sąd cofa zwolnienie od kosztów sądowych, jeżeli okazało się, że okoliczności, na podstawie których je przyznano, nie istniały lub przestały istnieć. W obu wypadkach strona obowiązana jest uiścić wszystkie przepisane opłaty oraz zwrócić wydatki, jednakże w drugim wypadku sąd może obciążyć stronę tym obowiązkiem także częściowo, stosownie do zmiany, jaka nastąpiła w jej stosunkach.
Na postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sadowych przysługuje zażalenie, w terminie 7 dni od dnia jego odebrania. Zażalenie nie podlega opłacie sądowej i jest składane do sądu wyższej instancji za pośrednictwem sądu, który rozstrzygał wniosek. Co istotne, w razie prawomocnego oddalenia wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych strona nie może ponownie domagać się zwolnienia, powołując się na te same okoliczności, które stanowiły uzasadnienie oddalonego wniosku – ponowny wniosek oparty na tych samych okolicznościach, podlega odrzuceniu. W sytuacji, gdy oddalony wniosek został złożony wraz z pismem podlegającym opłacie, termin na uzupełnienie opłaty od pisma – pod rygorem zwrotu lub odrzucenia, wynosi 7 dni. Uzupełnienie opłaty powinno zostać dokonane bez odrębnych wezwań sądu.
Podsumowując, instytucja zwolnienia od kosztów sądowych umożliwia stronie uzyskanie prawa do sądu, gdy nie posiada ona środków na prowadzenie postępowania. Jednakże, zwolnienie ma charakter wyjątkowy i tak powinno być przez strony traktowane. Nieprzemyślane skorzystanie ze zwolnienia nieść może za sobą odpowiedzialność w postaci poniesienia kosztów postępowania, jak również obciążenia grzywną.
Radca Prawny Joanna Szyjka-Matuszyk